Esquecimento Organizacional

Interessante a pesquisa sobre o Esquecimento Organizacional e seu efeito sobre os aperfeiçoamentos nas organizações. Não por descobrir algo insuspeito mas por adicionar dados concretos ao que todos sentimos na prática. O resumo pode ser acessado em http://www.supplychain247.com/article/organizational_forgetting_erodes_quality_gains_in_supply_chains . O fato, constatado a todo o tempo, de que aperfeiçoamentos introduzidos nas organizações tendem a se “depreciar” com o tempo nos tem motivado a buscar maneiras de eliminar ou, pelo menos, reduzir essa perda.

Temos também observado atentamente organizações com um sucesso maior na sustentação de aperfeiçoamentos, buscando entender o que contribui para isso. Eis algumas das nossas conclusões, sem a pretensão de serem grandes descobertas  –  apenas julgamos útil salientá-las.

1. As organizações têm pouca consciência ou dão pouca atenção à Aprendizagem Organizacional. Em que grau e por quais mecanismos a organização aprende? Mais especialmente, em que grau e por quais mecanismos a organização converte o aprendizado pessoal em aprendizado organizacional? Frequentemente, o aprendizado durante o trabalho (on-the-job) e o aprendizado formal (através de programas de aperfeiçoamento de processos e de capacitação de pessoas) atuam apenas sobre as pessoas, resultando numa baixa taxa de aprendizado organizacional, tornando-se especialmente vulneráveis ao turn-over e aos ciclos de motivação e atenção dos indivíduos.
2. Processos e ferramentas (por exemplo, sistemas) são excelentes repositórios de aprendizagem organizacional. Entretanto, muitas vezes a competência nesses sistemas e ferramentas também se concentra nas pessoas. “Pergunta ao Mário, êle é quem sabe esse procedimento”; “a Paula pode lhe explicar como tirar esse relatório”. Sem documentação e guias efetivos e sem um processo de reciclagem e de capacitação de novos funcionários, a tendência é que os processos e ferramentas também se tornem gradualmente mais pessoais do que organizacionais. Sem uma alta disciplina de processo, a tendência é que os processos e ferramentas se tornem diferentes conforme cada pessoa que os opera.
3. Mais poderosa ainda do que processos e ferramentas, a cultura é o principal fator determinante de como a organização opera. Infelizmente, a vasta maioria das iniciativas de aperfeiçoamento concentra-se nos processos e ferramentas e na capacitação das pessoas a operá-los. Muito pouco ou nada é feito para entender porque a cultura anterior não gerou os processos e ferramentas ideais e que mudanças culturais precisam acontecer para que os novos processos e ferramentas sejam adotados e produzam os resultados desejados. No máximo, acredita-se que algumas ações de comunicação e engajamento farão todos os funcionários aderir entusiasticamente aos novos processos, ferramentas e maneiras de operar.
4. A maior parte das empresas demonstra uma grande confiança em projetos para promover os aperfeiçoamentos desejados e muito progresso tem sido feito para aumentar a competênca em gestão de projetos. Entretanto, quando se trata de mudanças de atitudes e ações das pessoas de uma organização, os times de projetos devem ser vistos apenas como instrumentos para a transformação, jamais como responsáveis.
   A real responsabilidade pelas mudanças deve ser assumida integralmente pelos líderes das pessoas, nos diversos níveis. A deterioração de atitudes, processos e desempenho somente acontece na medida em que o líder de cada grupo deixa de observar, orientar e prover consequências coerentes com os aperfeiçoamentos implementados.

Aprendizagem Organizacional, Processo e Ferramentas como repositórios dessa aprendizagem, entendimento das mudanças culturais necessárias e o papel dos Líderes, são, na nossa experiência, os principais pontos a cuidar para que uma iniciativa de aperfeiçoamento consiga êxito mais rapidamente e com menores custos, e para que os ganhos alcançados se tornem permanentes, não dependendo de novos programas de reforço e reimplementações de tempos em tempos.

Na disciplina de Gestão de Mudanças encontramos a melhor combinação de conceitos e instrumentos para entender os desafios de mudança trazidos por uma iniciativa de aperfeiçoamento, para planejar como ajudar as pessoas ao longo das mudanças, e como assegurar o maior grau de sustentabilidade e retenção dos ganhos alcançados.

Por envolver aspectos considerados “soft”, a Gestão de Mudanças recebe menos atenção e é praticada com menor seriedade do que é requerido. Na prática, isso tem significado que os aperfeiçoamentos aparentemente conquistados não têm a profundidade necessária e se perdem rapidamente com o tempo. O custo e o tempo perdidos com essa deterioração e com as ações de ‘revitalização’ e reimplantação, muitas vezes travestidas de novos nomes, com certeza é muito superior ao requerido para desenvolver uma alta competência em Gestão de Mudanças e aplicá-la continuamente na organização.

Se desejar discutir esses assuntos ou ter mais informações e detalhes, escreva-me: ddruwe@t2people.com.

Vale a Pena Usar uma Metodologia?

Muito frequentemente eu escuto queixas e críticas contra metodologias.
Natural e previsível !
A maioria de nós detesta que nos digam como fazer qualquer coisa. Ainda mais quando isso inclui atividades que consideramos pouco nobres e sofisticadas para nós.
Apesar disso, minha experiência tem sido que metodologias são uma GRANDE ajuda para pessoas comuns como eu. Deixe-me explicar usando o exemplo de uma metodologia de Gestão de Mudanças.
Há pessoas que naturalmente gerenciam muito bem as mudanças. E há pessoas comuns, como eu, que não têm um dom especial para gerenciar mudanças. A metodologia vai me dizer quais as melhores práticas aplicadas pelas pessoas que têm o dom especial quando elas gerenciam muito bem as mudanças.
Então eu tenho uma chance maior de fazer uma boa gestão de mudanças.
Quanto mais diversidade humana houver, mais a aplicação de uma metodologia vai requerer sensibilidade e discernimento para cada situação específica ou grupo de pessoas envolvidas.
Assim também acontece com a Gestão de Mudanças. A metodologia me ajuda enormemente a não esquecer passos e me dá boas dicas sobre o que eu devo verificar e quais soluções têm maior probabilidade de funcionar.
A quantidade de omissões e equívocos que eu posso evitar dando atenção a uma boa metodologia mais do que compensa o tempo que eu invisto consultando a metodologia.
Em outro campo de trabalho, Oliver Wight criou o método do Proven Path (Roteiro Comprovado). Se alguém seguir esse roteiro rigorosamente, não haverá como a implementação dar errado. Em mais de 20 anos aplicando o método, eu sempre confirmei a sua validade.
Entretanto, a sua validade não foi confirmada pelas vezes em que o método foi seguido 100% (se é que houve alguma vez). A validação foi pela grande ajuda o método deu ao identificar o que faltou fazer e como compensar ou gerenciar o risco criado pela omissão.
O mesmo se aplica a boas metodologias de Gestão de Mudanças e todas as outras.
Na maior parte das vezes você não conseguirá fazer tudo o que a metodologia pede. Mas a metodologia o fará consciente do que faltou e o forçará a pensar em maneiras de compensar e gerenciar os riscos criados.
Haverá quem ‘deixe o cérebro na portaria da empresa’ e use a metodologia mecanicamente, ticando as caixinhas? Absolutamente sim, sem dúvida !
Isso reduz ou questiona os benefícios de usar a metodologia?
Absolutamente não !
Se você é uma pessoa especialmente talentosa, como você pode contribuir para formular ou aperfeiçoar uma metodologia existente? Se você é, como eu, uma pessoa normal, ao invés de perguntar se deve ou não usar uma metodologia, eu sugiro que pergunte simplesmente: “como eu posso usar a metodologia da forma mais inteligente?”

Is It Worth to Use a Methodology?

All too frequently I hear complaints and critiscism against methodology.
Natural and predictable !
Most of us hate being told how to do anything. Even more when it includes activities we consider not enough noble and sophisticate.
Nevertheless, my experience has been that methodologies are a GREAT help to ordinary people. Let me explain it taking the example of a Change Management methodology.
There are people who naturally manage change very well. And there are ordinary people like me, who are not specially gifted. The methodology will tell me what are the best practices gifted people intuitively employ when they do great change management. Then I have a better chance of doing good change management.
The more human diversity is involved, the more the application of a methodology will require sensibility and discernment to each specific situation and to the group of involved people. So it happens with Change Management. The methodology tremendously helps me not to forget steps and will tip me on what to verify and which solutions would most likely be effective.
The number of omissions and mistakes I can avoid by paying attention to a good methodology more than compensate for the time I invest in consulting with that methodology.
In another field, Oliver Wight created the Proven Path method. If one would follow it strictly, no way the implementation could go wrong. In more than 20 years applying the method, I always confirmed its validity. Interesting enough, its validity was not confirmed by the times when it was 100% applied (if there were any), but by the great help it gave in identifying what was NOT done and how to compensate for or manage the risk created.
The same applies to good methodologies for Change Management and for everything else. Most times you will not be able to do everything the methodology asks for. But it will make you conscious of what was missed and force you to think of ways to compensate and manage the risks.
Will there be those who check the brain at entrance and use the methodology mechanically, just ticking boxes? Definitely yes.
Does it detract from the benefits of using the methodology?
Definitely not.
If you are a specially gifted person, how can you contribute to formulate or improve an existing methodology? If you are, like me, a normal person, rather than ask whether to use a methodology, I would suggest to simply ask: “how can I use it most inteligently?”